כמה זמן שומרים חשבוניות ומסמכים של העסק
בעל עסק מצטבר אצלו נייר רב: חשבוניות שהוציא, חשבוניות רכש, קבלות והוצאות. מתי מותר לזרוק? הכלל העיקרי פשוט, והחריגים מעטים.
הכלל: שבע שנים
לפי סעיף 75 לחוק מס ערך מוסף, ספרי החשבונות של העוסק, המסמכים שעליהם הם מבוססים וחשבוניות הרכש שלו יישמרו אצלו שבע שנים, או תקופה קצרה יותר אם נקבעה בתקנות או לסוגים מסוימים. כל זכות מציינת את אותו כלל: ספרים, רישומים ומסמכים הקשורים לניהול העסק, כמו קבלות על הוצאות, נשמרים שבע שנים.
מאיזה מועד סופרים
לפי נוסח החוק, התקופה נמנית מהמאוחר מבין שני מועדים: הרישום האחרון בספר, או תאריך החשבונית. לכן חשבונית מ-2026 נשמרת לפחות עד שנת 2033.
מה נשמר
- חשבוניות מס, חשבוניות עסקה, קבלות וחשבוניות זיכוי שהוצאתם.
- חשבוניות רכש וקבלות על הוצאות של העסק.
- ספרי החשבונות והמסמכים שעליהם הם מבוססים.
גם עוסק פטור חייב בניהול ספרים לצורכי מס הכנסה, אלא אם קיבל פטור בכתב מפקיד השומה, ולכן הוא שומר מסמכים בדומה לעוסק מורשה.
תקופות קצרות יותר
התקנות קובעות במקרים מסוימים תקופה קצרה יותר. למשל, מסמכים הנוגעים לתשלום מס לפי תקנות 6ג ו-6ד לתקנות מע״מ נשמרים חמש שנים מתאריך עריכתם אצל עוסק, ושנה אחת אצל מי שאינו עוסק. אלה מקרים צרים, ולכן ברירת המחדל לעסק היא שבע שנים.
חשבונית דיגיטלית
לפי כל זכות, חשבונית מס יכולה להיות מסמך חתום שנשלח בדוא״ל ולא רק נייר. הכללים המדויקים על שמירה אלקטרונית, כולל גיבוי ושחזור, לא נבדקו כאן. לשאלות כאלה פנו לרואה החשבון או לרשות המסים.
איך עושים את זה בפועל
דוגמה לחישוב: חשבונית רכש מ-2024 נשמרת לפחות עד 2031. חשבונית מכירה שהופקה ב-2026 נשמרת לפחות עד 2033.
- ארגנו את המסמכים לפי שנת מס, כדי שיהיה קל למצוא ולהשמיד בבוא העת.
- אל תזרקו מסמך לפני שעברו שבע שנים מהמועד שנקבע בחוק, אלא אם אתם יודעים בוודאות שחלה עליו תקופה קצרה יותר.
- שמרו עותק מגובה של מסמכים דיגיטליים, והקפידו שאפשר לפתוח אותם גם שנים אחר כך.
מה לא נבדק כאן
המדריך עוסק בספרים, חשבוניות וקבלות לפי חוק מע״מ. הוא לא מכסה חובות שמירה נפרדות, למשל לגבי מסמכי שכר, ביטוח לאומי או הוראות מס הכנסה נוספות. בכל שאלה כזו בדקו אצל רואה החשבון.
למה זה חשוב
הספרים והמסמכים הם הבסיס לכל דוח שהעסק מגיש, ורשות המסים רשאית לבקש אותם כדי לבדוק אותו. מי ששומר מסמכים מסודרים יכול להוכיח את ההכנסות וההוצאות שדיווח, ואת המע״מ שקיזז. לכן עדיף לבנות הרגל שמירה פשוט כבר מהחודש הראשון של העסק, במקום לשחזר מסמכים אחרי שנים.
עסק שנסגר
המדריך לא בדק את חובות השמירה אחרי סגירת עסק. אם אתם סוגרים עסק, בקשו מרואה החשבון להנחות אתכם מה לשמור ולכמה זמן, ואל תזרקו מסמכים רק משום שהעסק כבר לא פעיל.
איך שפו מטפלת בזה
שפו (בבנייה) שומרת את המסמכים שהפקתם ולא מאפשרת לערוך אותם אחרי ההפקה, ותאפשר ייצוא מלא בכל רגע. האחריות לשמור את חשבוניות הרכש והקבלות שהתקבלו מצד שלישי נשארת אצלכם.
מקורות
- חוק מס ערך מוסף, תשל״ו-1975 (נבו)
- כל זכות: ניהול ספרי החשבונות של העסק
- תקנות מס ערך מוסף, תשל״ו-1976 (נבו)
שאלות נפוצות
כמה שנים שומרים חשבוניות?
שבע שנים לפי סעיף 75 לחוק מע״מ, או תקופה קצרה יותר אם נקבעה בתקנות לסוג מסמך מסוים.
האם עוסק פטור חייב לשמור מסמכים?
כן. עוסק פטור אינו פטור מניהול ספרים לצורכי מס הכנסה, אלא אם קיבל פטור בכתב מפקיד השומה.
מאיזה מועד סופרים שבע שנים?
מהמאוחר מבין הרישום האחרון בספר לבין תאריך החשבונית, לפי נוסח החוק.
המערכת בבנייה. הצטרפו לרשימת ההמתנה.